Fecha de publicación: viernes 10 de septiembre de 2025 Fecha límite de aplicación: viernes 17 de septiembre de 2025

Fecha de implementación: desde la fecha de inicio del contrato hasta el 31 de diciembre de 2025

La Corporación Humanitaria Reencuentros abre la convocatoria para la contratación de una firma AUDITORA. Las firmas interesadas que cumplan con los requisitos deben enviar su propuesta a la dirección de correo electrónico admon.reencuentros@gmail.com, indicando en el asunto el nombre de la convocatoria y el nombre de la entidad, a más tardar el día 17 de septiembre de 2025.

Únicamente serán contactadas para el proceso de selección aquellas firmas que cumplan plenamente con todos los requisitos establecidos. Si no cumple con los requisitos de la convocatoria, por favor absténgase de enviar su propuesta.

• Contexto de la convocatoria

La Corporación Humanitaria Reencuentros es una organización integrada mayoritariamente por firmantes del Acuerdo de Paz, dedicada a la búsqueda humanitaria de personas dadas por desaparecidas en el marco del conflicto armado en Colombia. Como parte de su labor misional, adelanta el proyecto NHRFCOLOMBIA-6810 “Fortalecimiento organizativo para la búsqueda de personas dadas por desaparecidas” con un presupuesto de $261.250.000 COPS, cuyo objetivo es cualificar y potenciar las capacidades técnicas y operativas de sus integrantes para aportar de manera efectiva a los procesos de búsqueda liderados por la Unidad de Búsqueda de Personas Dadas por Desaparecidas (UBPD).

El proyecto contempla diversas acciones orientadas al fortalecimiento institucional, la documentación de casos, la generación de información para la verdad y la memoria, así como el desarrollo de procesos formativos y organizativos.

En este marco, la Corporación abre convocatoria para contratar un servicio de auditoría externa que permita verificar la adecuada gestión financiera del proyecto, evaluar el cumplimiento de los procedimientos contables y garantizar la transparencia en el uso de los recursos. La auditoría deberá realizarse con independencia, rigor técnico y sensibilidad frente a los contextos y poblaciones con las que trabaja la organización.

Por lo anterior, se requiere contratar los servicios de una firma auditora con el propósito de realizar una auditoría administrativa y financiera a este proyecto para la vigencia 2025. La auditoría debe ser desarrollada de acuerdo con los estándares internacionales de auditoria (INTOSAI o IFAC y los estándares internacionales de contabilidad ISA publicados por IFAC), los requisitos de las leyes tributarias y laborales de Colombia, y los parámetros determinados por el financiador. La auditoría debe ser desarrollada por una firma de auditoría externa, independiente y con personal cualificado (contadores públicos titulado con tarjeta profesional vigente).

1.     Objetivos y alcance de la convocatoria

El auditor deberá aplicar la NIA 240 que trata de la “Responsabilidad del Auditor de considerar el fraude y error en una auditoria de estados financieros”, al igual que usar ISA 315 para la evaluación del riesgo y con la aplicación de ISA 800 y 805.

Revisión financiera:

• Auditar todos los informes financieros presentados durante la actual vigencia del proyecto, tal como se presentan al donante y expresar una opinión de auditoria basada en la aplicación de los estándares internacionales de auditoria establecidos por la IFAC.
• Verificar la integridad y razonabilidad de los ingresos registrados en la contabilidad y reportados en el informe financiero final emitido al Fondo Noruego para los Derechos Humanos (FNDH).
• Verificar la integridad y razonabilidad de los gastos incluidos en los registros contables y reportados al FNDH, asegurando que: Los gastos reportados son reales.
• Están respaldados con documentación justificativa válida.
• Son coherentes con las actividades del proyecto conforme al presupuesto aprobado y las condiciones estipuladas en el Acuerdo de Cooperación.
• Fueron realizados durante el periodo de ejecución del proyecto.
• Fueron registrados correctamente y a tiempo en la contabilidad de la coparte.
• Verificar que cualquier variación al presupuesto esté debidamente aprobada y documentada conforme al Acuerdo de Cooperación.
• Examinar mediante pruebas la existencia de documentos que soporten los gastos contabilizados. El tamaño de la muestra se basará en el análisis de riesgo de la auditoría, e incluirá información sobre cualquier gasto sin soporte documental.

Control de fondos:

• Verificar que los fondos del FNDH Colombia estén en una cuenta bancaria de uso exclusivo para el proyecto, gestionada con al menos dos firmas concomitantes.
• Identificar posibles debilidades administrativas y contables del proyecto, proponiendo recomendaciones para mejorar la gestión financiera y administrativa de la coparte.

Cumplimiento Normativo y del Acuerdo de Cooperación:

• Verificar el cumplimiento de las obligaciones fiscales de la entidad en relación con la ejecución del Acuerdo de Cooperación.
• Revisar las conciliaciones bancarias mensuales utilizadas para administrar los fondos del Acuerdo de Cooperación.
• Examinar el cumplimiento de los términos y condiciones del Acuerdo de Cooperación, así como de la normativa aplicable.
• Verificar el cumplimiento de los procedimientos para la selección, adjudicación, contratación, recepción y pago en relación con la adquisición de bienes y servicios financiados con los recursos del FNDH, asegurando la validez de la documentación y elegibilidad de los gastos.
• Confirmar que la coparte sigue las regulaciones del FNDH Colombia, especialmente en lo referente al manual de gestión financiera para copartes.
• Evaluar el sistema de control interno y su aplicación en las operaciones del Acuerdo de Cooperación, garantizando que las disposiciones sean eficientes y transparentes para la administración de los recursos del proyecto.

Requerimientos Adicionales:

• Excepcionalmente, en caso de ser solicitado, responder a los requerimientos de los auditores globales del FNDH en Colombia y/o Noruega, utilizando los formatos proporcionados y cuando sea necesario en idioma inglés.

• Planificación de la auditoria

• El auditor debe planificar la auditoría financiera con suficiente antelación, asegurando que se realice con la máxima calidad profesional, de manera costo eficiente. Durante la fase preparatoria, que incluye la evaluación del riesgo de auditoría, el auditor debe determinar:

• El tipo de transacciones que serán examinadas y los métodos de auditoría a utilizar (auditoría completa o mediante muestras).
• Los recuentos físicos o revisiones a realizar y los lugares que se seleccionarán para estos.
• El número de visitas programadas.
• La firma auditora debe asegurar la continuidad en su enfoque y en la composición del equipo auditor, incluso si hay un cambio en el responsable del equipo con respecto a auditorías anteriores.

• Lugar de la auditoria

La auditoría debe realizarse, preferiblemente, en el entorno del proyecto o Programa, ya sea en las oficinas administrativas o en ubicaciones descentralizadas, según corresponda. Se debe especificar claramente si la auditoría será realizada de manera presencial (in situ) o virtual.

• Cierre de la auditoría

Al concluir el encargo de auditoría, antes de retirarse del proyecto o de la sede de la coparte, el auditor debe realizar una reunión de cierre con los responsables del proyecto o Programa (directores) y con el personal encargado de la contabilidad y la presentación de informes. En esta reunión se deben discutir los resultados de la auditoría, identificar los principales puntos débiles del proyecto, la gestión administrativa y financiera, y proponer recomendaciones para mejorar la gestión del proyecto, los procedimientos contables y el sistema de control interno.

• Productos de la auditoria

Informe de Auditoría

• La firma auditora emitirá una opinión sobre la información financiera de la coparte de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría (NIAs), como se indica en el Anexo 1.
• Formulará una declaración de que ha realizado la auditoria de conformidad con las normas comúnmente aceptadas en el país y de conformidad con los términos de referencia entregados por la organización.
• Se indicará en los informes de auditoría cuál ha sido la metodología y como se ha llevado a cabo, indicando tamaño de la muestra revisada.
• A través de una declaración, su opinión sobre si propone o no la aprobación de los informes financieros presentados por la organización.
• Los informes serán socializados previo a la entrega del informe final con las organizaciones.
• Cada informe debe contener el nombre, la firma y el título del auditor responsable (no solo de la empresa de auditoria).
• La información financiera incluida en el informe de auditoría debe presentarse en tres monedas: pesos colombianos (COP), dólares estadounidenses (USD) y coronas noruegas (NOK).
• El cronograma para la presentación de los informes, según el convenio, los anexos y demás acuerdos entre las partes, será definida en la primera reunión que se realice una vez se realice la contratación.
• El informe de auditoría, junto con todos los documentos resultantes del encargo, debe redactarse en español.
• El informe de auditoría debe ser firmado por el director del equipo de auditoría. El informe financiero sujeto a la auditoría debe ser firmado por representante legal, el responsable del proyecto, y por la persona que prepara el informe.

Carta a la gerencia y cuestionario:

• Las respuestas al cuestionario sobre temas clave por evaluar (Anexo 2), la Carta a la Gerencia (según el modelo del Anexo 3) y la carta de representación (que declara la responsabilidad de la organización ejecutora para los auditores) se deben entregar junto con el informe de auditoría como documentos separados.

Carta de auditoria:

• El auditor deberá presentar un memorando o carta de auditoría que incluirá los hallazgos y resultados de auditoría. Tanto el memorando como la carta deberán indicar que medidas han sido adoptadas como resultado de los informes de auditoría anteriores y si las medidas adoptadas han sido adecuadas para hacer frente a las insuficiencias encontradas.

• Documentos para la postulación
• Propuesta económica
• Certificado de cámara de comercio no superior a 30 días
• Registro Único Tributario (RUT) actualizado.
• Afiliación vigente al INSTITUTO NACIONAL DE CONTADORES PUBLICOS.
• Certificación vigente de inscripción en la JUNTA CENTRAL DE CONTADORES.
• Certificados de experiencia de auditoria para entidades sin ánimo de lucro.
• Certificado de antecedentes fiscales de la entidad (Procuraduría)
• Certificado de antecedentes judiciales del representante legal (Policía Nacional)
• Certificado de antecedentes disciplinarios de la entidad (Contraloría)
• Contratación y forma de pago

La firma seleccionada se vinculará a través de un contrato de prestación de servicios. El pago se realizará contra entrega de la factura electrónica/cuenta de cobro y posterior a la entrega de los informes de auditoría de acuerdo al cronograma definido.

• Proceso de selección

El proceso constará de las siguientes etapas:

Etapa 1:         Recepción de propuestas

Etapa 2:         Entrevista

Etapa 3:         Selección de la firma

Etapa 4:         Contratación (para esta etapa será necesario contar con toda la documentación descrita anteriormente